Luz, câmera, ação!

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Dentro do espírito de que a coordenação é o melhor antídoto para o cobertor curto, vamos detalhar um pouco mais como se faz um plano de ação, que já foi assunto aqui no blog nestes dois posts: Escolhas e Faça acontecer.

As empresas devem ser capazes de fazer tudo ao mesmo tempo: vender, entregar, gerenciar, vender mais, crescer, etc. Normalmente, “fazer tudo ao mesmo tempo” significa ter uma desculpa para apresentar uma postura do “vai levando”. Tudo é feito sim, contudo sem planejamento, sem coordenação, de forma atabalhoada e, por vezes, lenta e cara, pois a falta de coordenação gera atrito, desperdiçando energia e dinheiro.

A coisa complica quando a empresa quer fazer mais, quer mudar algo, quer apontar para um novo caminho, uma nova iniciativa. Aí, o planejamento e a coordenação de ações se tornam ainda mais importantes. Querer fazer algo novo, em um ambiente dominado pelo “vai levando”, é muito difícil. Quem não coordena erra, de longe, os prazos. Erra, de longe, os recursos necessários para realizar a iniciativa. Claro que o planejamento não é imune a falhas, mas, ao menos, um planejamento detalhado obriga os gestores a pensar antes de agir.

Coordenar ações significa concentrar os esforços das pessoas no sentido de fazer uma iniciativa andar na organização. O plano de ação é uma ferramenta de planejamento, de coordenação.

As iniciativas de um plano de ação devem ter prazo definido para acabar, métricas que facilitem a comparação entre o antes e depois, e um único responsável, entre os gestores da empresa, que deverá executar a iniciativa e prestar contas, aos demais gestores, ao longo do processo.

Um plano de ação é composto por uma lista de iniciativas. Cada iniciativa, por sua vez, se divide em diversas ações – como átomos que formam uma molécula. Veja o exemplo (a data atual é maio/10):

Iniciativa 1: Assinar contrato com três novas franquias, até janeiro/2011, responsável: diretor de canais.
Ação 1.1 – Participar da feira de franquias para buscar interessados, em setembro/10, responsável: gerente de marketing
Ação 1.2 – Fazer campanhas nos jornais para buscar interessados, até que o número de interessados chegue a, pelo menos, 10, em setembro/10, responsável: gerente de marketing
Ação 1.3 – Realizar um evento para os interessados, em outubro/10, responsável: gerente de canais
Ação 1.4 – Executar o processo de seleção e escolher os futuros três franqueados, até novembro/10, responsável: diretor de canais
Ação 1.5 – Negociar e assinar os três contratos, até janeiro/2011, responsável: gerente de canais

Iniciativa 2: Montar a loja virtual e a estrutura de entrega até abril/2011, responsável: diretor de vendas
Ação 2.1 – Contratar consultoria para o desenho da loja virtual, até julho/10, responsável: gerente de vendas
Ação 2.2 – …
Ação 2.3 – …

Ficou claro que as ações são o detalhamento das iniciativas? As ações descrevem, passo-a-passo, tudo o que temos que fazer para executar uma iniciativa do início ao fim.

Note também que as ações, assim como as iniciativas, têm data para serem concluídas e respectivos responsáveis.

Qualquer iniciativa e ação deve poder ser medida a qualquer momento. Em outras palavras, há sempre uma maneira de verificar se a ação está sendo executada, em que momento da sua execução estamos, se a ação já foi concluída ou não.

Mas já sabemos também que temos que tocar o dia a dia, ao mesmo tempo que executamos as ações do plano. Então, para finalizar, recomendo que o plano de ação tenha poucas iniciativas. Aumentando as chances delas serem realmente executadas. Em outras palavras, um plano de ação com muitas iniciativas não é realista e, ao invés de ser uma ferramenta benéfica na gestão da empresa, acaba gerando angústia nos gestores. Minha sugestão, para empresas com até 3 gestores, é definir algo entre 3 e 7 iniciativas para os próximos 6 a 12 meses, não mais que isto.

Planeje antes de agir.

Alexandre Ribenboim.